Intranet für einen Träger im Bildungsbereich

Rolle

Hauptauftraggeberin dieses Projekts ist eine Hamburger Agentur, die für einen Träger mit dutzenden Kindertageseinrichtungen die digitale Plattform konzipiert und umgesetzt hat. Ich war als Freelancer Teil des Entwicklungsteams und habe das Projekt von Anfang an maßgeblich technisch mitgestaltet – von der Architektur über Datenmodell und Backend bis in die Frontend-Komponenten.

Ausgangslage

Ein Träger mit einer zweistelligen Zahl an Kindertageseinrichtungen wollte weg von „Mailverteiler plus PDF" als Hauptkommunikationskanal: zentrale Inhalte gingen verloren, Stammdaten der einzelnen Standorte waren auf vielen Geräten verstreut, und der wöchentliche Newsletter wurde von Hand zusammengeklickt.

Das Ziel war ein Intranet, das beides ist: ein redaktionelles Werkzeug für die Geschäftsstelle und eine alltagstaugliche Anlaufstelle für Leitungen vor Ort.

Was Nutzer:innen tun

• Geschäftsstelle/Redaktion: News und Informationen per Page-Builder anlegen, Dokumente nach Kategorien und Zielgruppen pflegen, Veranstaltungen planen und den wöchentlichen Newsletter aus den freigegebenen Inhalten der letzten Tage zusammenstellen.
• Kita-Leitungen und Mitarbeitende: Login per Microsoft-365-Single-Sign-On, danach News-Feed, Dokumentenarchiv, Mitarbeitendenverzeichnis, Kalender, FAQ und Kondolenz-Übersicht – mit rollenbasierter Sichtbarkeit, sodass Inhalte für „Leitung" nicht im normalen Stream landen.
• Standorte: Jeder Kita-Standort kann seine eigenen Stammdaten (Plätze, Konzepte, Versorger, Zertifizierungen) über einen signierten Magic-Link pflegen – ohne eigenen Account, ohne komplizierte Onboarding-Strecke.

Aus dem System heraus wird einmal pro Woche der Newsletter generiert: priorisierte Beiträge mit Bild, weitere Meldungen als Linksammlung, frische Dokumente, neue Mitarbeitenden-Updates – als rendertes HTML und ratenlimitiert via Microsoft Graph zugestellt.

Architektur, die im Alltag den Unterschied macht

• Microsoft-365-SSO mit Rollen-Mapping. Anmeldung läuft über Azure (Socialite), die Rolle einer Person ergibt sich direkt aus deren Job-Title in der Organisation. Kein paralleles User-Management, keine Doppel-Pflege.
• Magic-Link-Formulare statt Self-Service-Accounts. Die kritische Stammdatenpflege passiert ohne Login: signierte URLs mit Token gehen pro Standort raus, jede Änderung landet in einer Audit-Historie. Spart hunderten Beschäftigten den Login-Schmerz und der IT die Account-Pflege.
• Newsletter mit eigener Zustell-Pipeline. 25 Mails pro Minute via Microsoft Graph, Bilder via CDN ausgeliefert, Dry-Run und Vorschau eingebaut. Trockenübung vor dem echten Versand ist explizit Teil des Workflows.
• Polymorphe Likes, JSON-basierte Sichtbarkeit. Beiträge und Mitarbeiter-Infos teilen sich denselben Like-Mechanismus; die Zielgruppen-Sichtbarkeit hängt direkt am Inhalt (JSON-Spalte mit Rollenliste), statt über Pivot-Tabellen verteilt zu sein. Macht die Editor-UX in Filament deutlich schlanker.

Stack & Verantwortung

Technisch: Laravel 13 mit Filament 3 im Backend, Livewire 4 für die interaktiven Frontend-Komponenten, Tailwind 4. Auth über Microsoft Azure (Socialite), Versand über Microsoft Graph, Spatie Laravel-Permission für die Rollen, tägliche Stammdaten-Synchronisation aus einem externen HR-System per SFTP.

Rollenverteilung im Projekt:

• Hamburger Agentur (Hauptauftrag) – Projektleitung, gesamtes Design-System sowie UX und UI inklusive Onboarding-Strecken und redaktioneller Templates; direkte Schnittstelle zum Endkunden.
• Jens Twesmann (als Freelancer) – maßgebliche technische Mitgestaltung über die gesamte Laufzeit: Architektur, Datenmodell, Backend-Module (SSO, Newsletter-Pipeline, Magic-Link-Formulare, Stammdaten-Sync) und Implementierung der Filament- und Livewire-Komponenten.

Status

Im Produktivbetrieb seit Sommer 2025, seitdem in mehreren Iterationen erweitert (Veranstaltungs-PDFs, Quicklinks, Kondolenzen, mehrere Newsletter-Vorlagen). Weiterentwicklung läuft fortlaufend im Team mit der Agentur.