Intranet & Marktplatz für einen Kanzleiverbund

Rolle

Hauptauftraggeberin dieses Projekts ist eine Hamburger Agentur, die für einen Verbund eigenständiger Wirtschaftskanzleien die Plattform konzipiert und umsetzt. Ich arbeite als Freelancer im Entwicklungsteam mit und gestalte das Projekt seit dem Aufsetzen technisch maßgeblich mit – schwerpunktmäßig in der Marktplatz-Domäne, der Sichtbarkeits- und Berechtigungslogik sowie der KI-gestützten Dokumenten-Erschließung.

Ausgangslage

Ein Verbund eigenständiger Wirtschaftskanzleien wollte zwei Dinge unter ein Dach bringen, die in vergleichbaren Strukturen sonst getrennt laufen: eine gemeinsame redaktionelle und organisatorische Plattform – und einen internen Marktplatz, über den die Kanzleien Mandate, die nicht ins eigene Profil passen, an passende Partner im Verbund weitergeben können.

Beides klingt simpel, ist es aber nicht: jede Kanzlei hat ihre eigene Hoheit über Inhalte, Standorte und Sichtbarkeit, gleichzeitig sollen verbundsweite Themen reibungslos überall ankommen. Die Plattform muss diese beiden Logiken nebeneinander tragen.

Was Nutzer:innen tun

• News, Dokumente, Wissen: zentral und kanzleilokal, mit kombinierter Sichtbarkeit nach Organisation, Standort und Rolle. Eine Mandantenkommunikation kann z. B. „nur Standort X, nur Rolle Partner" sein, ein Verbandsthema „alle Kanzleien, alle Rollen" – beides funktioniert in derselben UI.
• Mandats-Marktplatz: Kanzleien stellen Mandate (mit Rechtsgebiet, Praxisfeld, geografischem Bezug, Dringlichkeit, Fristen) ein. Andere Kanzleien melden Interesse an, markieren Favoriten, sehen Analytics zur Reichweite. Der Lebenszyklus eines Tenders – Entwurf → Veröffentlichung → Archivierung → ggf. Verlängerung – läuft über eine explizite State-Machine inklusive Erinnerungen und automatischen Übergängen.
• Adressbuch & Profile: kanzleiübergreifendes Verzeichnis mit Expertise, Bio, Standort, vCard-Export. Sichtbarkeitsflags pro Person.
• Kalender, FAQ, Steuer-/Regulatorik-News runden das Tagesgeschäft ab.

Login per Magic-Link (passwortlos), klassische Session-Auth im Hintergrund. Für Admin-Debugging ist eine kontrollierte Impersonation eingebaut.

Architektur-Highlights

• Pluggable LLM-Provider für Dokumenten-Erschließung. Beim Upload werden PDFs/Office-Dateien serverseitig in Klartext überführt und einem LLM zur Erstellung deutscher Meta-Beschreibungen übergeben. Anbieter ist konfigurierbar: OpenAI, lokales Ollama oder ein deutsches Hosting via Mittwald – ein Job, drei Backends, ein Fallback auf reine Metadaten, falls das Modell ausfällt. Vendor-Lock-in war für die Mandant:innen ein klares Nein.
• Sichtbarkeit als JSON, nicht als Pivot-Tabelle. Dokumente, News und Tender tragen Listen erlaubter Rollen, Organisationen und Standorte direkt am Datensatz. Das vermeidet eine Explosion an Pivot-Tabellen und passt zur tatsächlichen Abfrage („was darf User X an Standort Y in Rolle Z sehen?").
• Marktplatz als State-Machine. Tender haben definierte Zustände (draft, published, archived, renewed) mit Event-getriebenen Notifications und periodischen Konsolidierungs-Commands. Das hält den ansonsten ausufernden „aber was ist wenn..."-Code an einer Stelle.
• Aktivitäts-Tracking mit Cache-Fenster. View-Counts auf Tendern werden mit 5-Minuten-Cache erfasst (kein Spam beim wiederholten Öffnen), LastActivity liefert das Audit für die Marktplatz-Analytik.

Stack & Verantwortung

Technisch: Laravel 12 mit Filament 4 als Backend-Plattform, Livewire für interaktive Frontend-Komponenten, Tailwind 4. MariaDB als Datenbank, Redis für Queue, Cache und Sessions. Spatie Laravel-Permission für die Rollen, Spatie Media Library für Asset-Handling, Guava-Calendar für Termine. Container-Stack via Docker Compose (MariaDB, Redis, Mailhog für die Entwicklung). KI-Anbindung über openai-php/laravel, smalot/pdfparser und einen schlanken HTTP-Adapter für Ollama.

Rollenverteilung im Projekt:

• Hamburger Agentur (Hauptauftrag) – Projektleitung, gesamtes Design-System sowie UX und UI inklusive der konsistenten Darstellung der zwei Sichten („mein Standort" vs. „mein Verbund"); direkte Schnittstelle zum Endkunden.
• Jens Twesmann (als Freelancer) – maßgebliche technische Mitgestaltung über die Projektlaufzeit, mit Schwerpunkten auf der Marktplatz-Domäne und ihrer State-Machine, der JSON-basierten Sichtbarkeits- und Berechtigungslogik, der pluggable LLM-Anbindung sowie der Magic-Link-Authentifizierung.

Status

Aktiv im Rollout an die Kanzleien des Verbunds, parallel laufende Erweiterung des Marktplatz-Funktionsumfangs (Bewertungen, Erinnerungen, automatische Auszüge für die einzelnen Standorte). Weiterentwicklung läuft fortlaufend im Team mit der Agentur.